L’achat public de livres est soumis à un certain nombre de règles pour les différents acteurs de la chaîne du livre.
Liberté d’accès à la commande publique.

Égalité de traitement des candidats.
Transparence des procédures.
La loi du 10 août 1981 (dite loi Lang) a mis en place le système du "prix unique" du livre.
Chaque livre a un prix, fixé par l'éditeur et figurant sur l'ouvrage (le "prix public"), que chaque détaillant doit respecter. De façon générale, le rabais maximum que le détaillant peut consentir sur ce prix est de 5 %. Cependant, l'article 3 de cette loi, modifié par la loi du 18 juin 2003 n° 2003-517, prévoit que lorsque l’acheteur est l’État, une collectivité locale, un établissement d'enseignement, de formation professionnelle ou de recherche, un syndicat représentatif, un comité d'entreprise ou une personne morale gérant une bibliothèque accueillant du public pour la lecture ou pour le prêt, ce rabais peut atteindre au maximum 9 % (sauf pour les livres scolaires). La loi dispose également que, lorsqu'il vend à une bibliothèque de prêt accueillant du public, le détaillant reverse 6 % du prix public du livre HT à la Sofia au titre du droit de prêt. Pour le libraire, ce reversement s'ajoute au rabais accordé à la bibliothèque, ce qui équivaut en fait à un rabais effectif qui peut atteindre 15 %. L'objectif de la loi sur le prix du livre est de favoriser la diversité de la production éditoriale et son accès au public le plus large grâce au maintien d'un réseau de détaillants dense et varié sur l'ensemble du territoire.

La SOFIA
L'objectif principal de la loi du 18 juin 2003 est de permettre la rémunération des auteurs et des éditeurs au titre du prêt en bibliothèque : la rémunération est calculée à partir des exemplaires de leurs oeuvres achetés par les bibliothèques de prêt accueillant du public et elle est répartie à parité entre les ayants droit (auteurs et éditeurs). Cette rémunération est financée d'une part par les fournisseurs de livres qui reversent 6 % du prix HT des livres vendus aux bibliothèques de prêt et d'autre part par l’État qui contribue à hauteur d'1 euro par usager inscrit dans les bibliothèques de prêt de l'enseignement supérieur, 1,50 euro dans celles des collectivités territoriales.
www.la-sofia.org

L’établissement de critères pertinents d’appréciation des offres revient à définir et pondérer ou à défaut hiérarchiser en amont les éléments qui permettront de choisir l’offre la plus intéressante, à l’issue de la procédure, sans se contenter du critère "prix" (le moins-disant), d’autant moins opérant que les rabais sont plafonnés. À noter : l’illégalité des prestations complémentaires sollicitées à titre gratuit (point développé dans le vade-mecum du ministère de la Culture).

Le dialogue avec le service des achats de la collectivité se fera en direct. Il aura pour objet la sensibilisation aux spécificités propres à l'achat de livres avant même la définition du besoin en livres et autres supports. Ce besoin devra être défini et évalué, ce qui permettra de déterminer la procédure à appliquer. Ensuite, le lien se poursuivra au moment du choix du ou des fournisseurs et enfin autour du suivi du marché.

En revanche, avec les libraires, fournisseurs et interlocuteurs réguliers des bibliothèques, le dialogue, au moment de la passation du marché se fera par l'intermédiaire du cahier des charges. Fondé sur l'analyse des besoins de la bibliothèque et sur une bonne connaissance du métier de libraire, de ses objectifs et de ses contraintes, un cahier des charges bien conçu permettra aux libraires de répondre plus aisément à l'offre de marché. Il permettra aussi à l'acheteur d'exprimer clairement ses attentes et de choisir les fournisseurs y répondant le mieux.

On distingue les marchés publics des autres actes commerciaux afin de rationaliser et d'encadrer les dépenses publiques dans un souci d'efficacité de la commande publique et de la bonne utilisation des deniers publics.

Tout achat public constitue donc un marché, dès le premier euro, ce qui implique qu'il est tenu de respecter les grands principes de la commande publique.

Un marché public est un contrat d'achat administratif, conclu a titre onéreux entre deux parties (le pouvoir adjudicateur et l'opérateur économique public ou privé) pour répondre aux besoins du pouvoir adjudicateur en matière de travaux, de fournitures ou de services. Les marchés de livres sont des marchés de fournitures, bien qu'ils comportent souvent des services liés à la fourniture de livres.

Les marchés publics doivent respecter les principes de liberté d’accès à la commande publique, d’égalité de traitement des candidats, de transparence des procédures.

La bibliothèque, en tant que service bénéficiaire de l'achat, est la mieux à même de nourrir la réflexion sur son besoin et la qualité du prestataire.
Elle doit participer à la définition du besoin et à sa répartition en lots, rédiger le cahier des charges, participer à la définition des critères de sélection des offres et à leur pondération, participer à la sélection des offres (rédiger et présenter le rapport d'analyse des offres), assister à la commission d'appels d'offres lorsqu'elle existe ou à toute autre instance de délibération, participer au suivi du déroulement du marché, alerter le service des achats en cas de mauvaise exécution.

Le service des achats travaille en collaboration avec la bibliothèque. Son rôle est de contrôler la légalité puis de valider les documents. Il évalue les risques juridiques apparaissant au cours du marché. Concrètement, il doit en principe : participer à la définition du besoin et à sa répartition en lots, déterminer la procédure applicable et la forme du marché, assurer les mesures de publicité et de mise en concurrence, participer à la définition des critères de sélection des offres et à leur pondération, vérifier la validité des candidatures, organiser le cas échéant la délibération, participer à la sélection des offres, notifier aux candidats le refus ou l'acceptation de leur offre, notifier le marché, participer au suivi du déroulement du marché, élaborer les courriers et, le cas échéant, mettre en oeuvre les clauses de pénalités, voire la résiliation.
La durée des marchés à bons de commande ne peut en principe excéder quatre ans. Elle est librement estimée par le pouvoir adjudicateur. Les marchés à bons de commande peuvent donc durer de un à quatre ans. Quelle que soit la procédure retenue, et même si cela n'est pas obligatoire pour un marché à bons de commande, il est conseillé d'indiquer les montants minimum et maximum prévus pour chaque lot.

Seuils/procédures/publicité
Dans le cadre de la proposition de loi de simplification du droit, l'Assemblée nationale a adopté le relèvement du seuil, de 4 000 à 15 000 euros, au-dessus duquel une procédure de marché public doit être précédée de mesures de mise en concurrence et de publicité. Source Le moniteur

Collectivités territoriales
- Inférieur à 4 000 € aucune publicité (non obligatoire) ;
- Entre 4 000 € et 90 000 € : Marché à procédure adaptée (MAPA). Publicité adaptée ;
- Entre 90 000 € et 193 000 € : Marché à procédure adaptée (MAPA). Publicité : BOAMP ou JAL et profil d'acheteur, et éventuellement périodique spécialisé ;
- Supérieur à 193 000 € : Marché sur appel d'offres (MAO). Publicité : BOAMP et JOUE, et profil d'acheteur, et éventuellement publicité complémentaire.

BOAMP : Bulletin officiel des annonces des marchés publics.
JOUE : Journal officiel de l’Union européenne.
JAL : journal habilite à recevoir des annonces légales.

Profil d'acheteur : site dématérialisé auquel le pouvoir adjudicateur a recours pour ses achats. Il est accessible en ligne et permet la dématérialisation des procédures. C'est à ces conditions seulement que les sites des collectivités ou des établissements peuvent être considérés comme des profils d'acheteurs. La publication en ligne sur ce support peut assurer une publicité suffisante pour les petits achats.
Sources : vademecum des marchés publics pour les bibliothèques.

Avenant 27 février 2012 - Marchés publics liés à un service transféré à une intercommunalité
Aux termes du I de l’article L.5211-4-1 du Code général des collectivités territoriales, dans sa version issue de la loi n° 2002-276 du 27 février 2002, "le transfert de compétences d’une commune à un établissement public de coopération intercommunale (EPCI) entraîne le transfert du service chargé de sa mise en œuvre".
Le troisième alinéa du dit article précise que "les modalités du transfert prévu (…) font l’objet d’une décision conjointe de la commune et de l’établissement public".
Ce transfert emporte celui des moyens affectés au dit service, y compris les instruments juridiques, dont les marchés publics, nécessaires à son fonctionnement. Il en ressort que les marchés publics, y compris des marchés communs à plusieurs collectivités, passés pour la mise en oeuvre du service transféré à l’EPCI, comme un syndicat intercommunal scolaire (Sivos), peuvent être transférés à ce dernier, pour autant que l’ensemble des communes bénéficiaires de ce marché soient également membres du même établissement.

La circonstance que d’autres communes que celles précitées soient membres dudit Sivos est en soi sans incidence sur la validité du transfert de marché.

S’agissant d’un changement de pouvoir adjudicateur, il est préférable qu’un avenant de transfert matérialise cette modification, ne serait-ce que pour en assurer une bonne exécution par le comptable public.

Il convient de souligner qu’un tel avenant ne change pas l’objet du marché ni n’en bouleverse l’économie au sens de l’article 20 du Code des marchés publics.

Le vade-mecum des marchés publics à l’usage des bibliothèques de l’Etat, des collectivités et de leurs établissements vient d’être actualisé, il est disponible sur le site de l’ACCOLAD (rubrique Publications).